AIA Sportzomer: Ode aan de helpdesk
Wie het terrein van de Kroeze Danne oploopt, wandelt al snel tegen het centrale gebouw van het conferentiecentrum op; de conferentiezaal met eetzaal ernaast. De niet te missen hal is niet alleen het kloppend hart van elke conferentie, maar herbergt ook het zenuwcentrum van dit voorbereidingsevent: de Helpdesk. Hoewel slechts op vastgezette tijden officieel geopend, is de Helpdesk op elk moment een veilige haven voor de meest uiteenlopen vragen, problemen en verzoeken. Een lofzang op het praktische centrum van een geestelijke conferentie: de Athletes in Action Helpdesk.
Wie het hok, vlak naast de ingang van het hoofdgebouw, inloopt snapt meteen waarom de Helpdesk omgeven wordt met een lichte zweem van heroïek: het is er standaard een graad of vijf warmer dan de buitentemperatuur. Uitschieter deze week: 36 graden. Voor wie in de zon rondgelopen heeft is zelfs het gemiddelde van 30 graden nog relatief koel. Voor de helden onder de AIA-staf die als taak heeft op regelmatige tijden paraat te zijn, is het echter zweten geblazen. Terwijl zij toch regelmatig het hoofd koel moeten houden.
Bijstand
De helpdesk is een vergaarpunt van gevonden voorwerpen, geblesseerde sporters en stafleden die nog geen zin hebben om naar bed te gaan. Het is het startpunt voor EHBO’ers, die zo gedurende de week druk zijn met het leegzuigen van wespenbeten, het inzwachtelen van enkels, het insmeren van door muggenbeten opgezwollen lichaamsdelen, het schoonmaken van kleine wondjes, het bijstand verlenen aan duizelige mensen en het doorverwijzen naar de huisarts in het dorp.
De helpdesk is vergaderpunt voor het eventteam, dat hier regelmatig een meeting heeft om de dag of de diensten door te spreken. Zij hebben het event praktisch en inhoudelijk voorbereid en zij zijn degenen die de vinger aan de pols houden. Moeten we de workshops verschuiven, zijn er genoeg bussen om mensen naar hun sportlocatie voor de workshops te brengen, hoe ziet het programma voor morgen eruit? Maar ook: waar gaat de preek vanavond over, hoe laat kunnen we met de spreker bidden, hoe is de geestelijke sfeer op de conferentie?
Antwoorden
De helpdesk is vraagbaak voor uiteenlopende vragen. Simpele vragen (“Mag ik een pleister?”), best wel belangrijke vragen (op de eerste avond: “Er ligt iemand anders in mijn bed, wat moet ik doen?”), vragen waar ze het antwoord best op weten (“Mag ik mijn matras naar buiten slepen om buiten te slapen” (nee, natuurlijk niet)), vragen waar wij het antwoord ook niet op weten (“Waar is die en die deelnemer?”) en een heleboel vragen waar de helpdesk het antwoord wel op heeft.
De helpdesk is verkoopkanaal. Hier kunnen de dvd’s van de diensten en workshops besteld worden. Hier kan de kleding bezichtigd worden die via internet te koop is. Hier kan een afspraak gemaakt worden met de exclusieve AIA-kapper (op welke conferentie vind je een eigen kapper?!). Hier kunnen nagekomen giften en machtigingen voor de collecte ingeleverd worden. Hier kan wc-papier gehaald worden voor in de chalets (dat is overigens gratis).
Storm
De helpdesk is een veilige haven in de storm. De plek waar je nog snel wat kopietjes kan maken voor de workshop Gebed en Geestelijke Strijd, waar je kan melden dat de spoelbak van de wc kapot is, waar je je kunt registeren als je later in de week nog op de conferentie komt. De plek waar de laatste koortsachtige voorbereidingen voor projecten in Afrika plaatsvindt. De plek waar laatste belangrijke beslissingen worden genomen.
Een veilige haven voor staf die nog even op internet het laatste nieuws of de eigen e-mail wil bekijken, die aan het eind van de dag even uit willen puffen van het bidden met jongeren tijdens de dienst of af moeten spreken voor een persoonlijk gesprek met dat ene teamlid dat opeens twijfels heeft. Voor deelnemers die gewoon eens even willen kletsen of hun verhaal kwijt moeten. Voor oude bekenden die elkaar sinds de vorige conferentie niet meer gezien hebben.
Voor laatste nieuwtjes, mooie verhalen, grote vragen, dringende problemen, gezellig gezelschap of belangrijke momenten is de Helpdesk het eind van het zoeken, het rustige oog van de storm die ZomerEvent heet.
